請求書の運用ルール：発行時期、支払期限、領収書と印紙、電子保存、督促まで

請求書は、いつ発行して、いつまでに払ってもらうのが一般的か？

請求書の発行タイミングには法律上の決まりはなく、取引先との契約や慣行で決まります。ただし、よく使われる型は決まっています。ここでは「締め日」と「支払サイト（締めから入金までの期間）」で整理します。

型	流れ	向いている取引
納品後すぐ請求（都度請求）	納品・検収の完了後に請求書を発行し、14〜30日程度で支払	単発の制作、少額の案件
月末締め・翌月末払い	月内の取引をまとめて月末に締め、翌月末に支払	継続的な取引、法人の経理がある取引先
月末締め・翌月10日・15日・25日払い	経理の支払日にあわせる	大企業・上場企業など
前払い・分割払い	着手金、中間金、残金に分ける	大型案件、初めての取引先

発行時期は「締め日の翌営業日から3営業日以内」と決めておくと、取引先の経理の支払処理に間に合いやすくなります。取引先によっては、請求書の提出期限（例：毎月5営業日必着）が社内ルールで決まっています。初回の取引で、請求書の締切と提出先を聞いておくと、入金が遅れる原因を事前に防げます。

支払期限の決め方

支払期限は、請求書に具体的な日付で書きます。「月末払い」ではなく「2026年11月30日」とすれば、双方が迷いません。決めるときの考え方は3つです。

1. 契約書、発注書、メールで合意した条件を優先する。
2. 合意がなければ、納品から30日以内を提案する。
3. 取引先が法人で、自分がフリーランスの場合は、後述するフリーランス法の60日ルールを超えていないか確認する。

期限の日が土日祝日に当たる場合は、前営業日払いか、翌営業日払いかを、あらかじめ決めておきます。書いていなければ、取引先の運用に従うのが現実的ですが、不安なら見積書や発注書に一行加えておきます。

振込手数料はどちらが負担する？

振込手数料の負担は、請求書に「振込手数料はお客様負担でお願いします」と書くのが一般的です。ここで気をつけたいのが、取引先が手数料を差し引いて振り込んでくる場合です。公正取引委員会と厚生労働省の「考え方」では、フリーランス（特定受託事業者）が、業務委託の前に、書面または電磁的方法で、振込手数料を自分で負担することに合意していて、その額が金融機関に支払う実費の範囲内であれば、差し引いても報酬の減額には当たらないとされています。合意がない場合や実費を超える額を差し引く場合は、違反になりうるという扱いです。

実務では、請求書や発注書に次のように一行入れておくと、後からの行き違いを避けられます。

• 「振込手数料は貴社負担でお願いします」
• または「振込手数料は当方負担とし、差し引いてお支払いください」

また、同じ「考え方」では、消費税・地方消費税相当額を支払わないことが、報酬の減額禁止にあたる違反行為として例示されています。報酬を決めるときは、税込か税抜かをはっきり書き、消費税を別に請求できる形にしておくことが大切です。

請求書作成ツール：支払期限・振込先・振込手数料の欄つきで作成

請求書・領収書・納品書・見積書は、それぞれ何のための書類か？

4つの書類は、取引の流れのどこで使うかが違います。

書類	タイミング	役割	誰が作るか
見積書	契約・着手の前	金額と条件を事前に提示する	受注側
納品書	納品時	何を、いつ納めたかを示す	受注側
請求書	納品・検収の後	代金の支払を求める	受注側
領収書	入金の後	代金を受け取ったことの証明	受注側

この中で、請求書と領収書は役割が正反対です。請求書は「これから払ってください」、領収書は「確かに受け取りました」という書類です。振込で支払われた場合は、銀行の振込明細が支払の証拠になるため、領収書を省略する取引先も多くあります。

民法第486条では、弁済（支払）をする者は、受け取る側に対して受取証書（領収書）の交付を請求できるとされています。法務省の資料によると、改正により、書面に代えて電磁的記録での提供を請求することもできます（受け取る側にとって不相当な負担となる場合は応じなくてよいとされています）。取引先から領収書を求められたら、基本的には出す、と考えておいてください。

もう1つ、請求書と領収書を1枚で済ませる運用もあります。ただし、請求書に「代済」などと書いて領収書として使うと、印紙税の扱いでは領収書とみなされることがあるため、次の章を確認してください。

見積書作成ツール：着手前に金額・条件・有効期限を提示 納品書・検収書作成ツール：納品の事実を記録して請求の根拠に 領収書作成ツール：入金後に領収書を発行

領収書に収入印紙は必要？5万円以上の場合と、電子で渡す場合

国税庁の案内では、領収書（金銭または有価証券の受取書）は印紙税の課税対象文書です。売上代金（資産の譲渡や役務の提供などの対価）にあたる金額を受け取った場合は、次の税額になります。

受取金額（売上代金）	印紙税額
5万円未満	非課税
5万円以上100万円以下	200円
100万円超200万円以下	400円
200万円超300万円以下	600円
300万円超500万円以下	1,000円
500万円超1,000万円以下	2,000円

この表は、国税庁の案内に載っている区分のうち、フリーランスが扱うことの多い範囲を抜き出したものです。1,000万円を超える区分や、売上代金以外の受取書の扱いは、国税庁の「印紙税額の一覧表」で確認してください。

電子データで交付すれば、印紙は不要

国税庁は、取引先にメールで送信した電磁的記録について、印紙税の課税対象となるのは課税物件表に掲げられた「文書」であり、電磁的記録は文書に含まれないため、印紙税は課税されないという趣旨の回答を示しています。つまり、領収書をPDFにしてメールやクラウドで渡す場合は、印紙は不要というのが一般的な整理です。

注意点は次のとおりです。

• PDFを印刷して紙で渡すと、紙の文書として課税対象になる可能性がある。紙で渡すなら、5万円以上かどうかを確認する。
• 消費税を区分して記載している場合の記載金額の扱いなど、細かい取り扱いがある。国税庁の最新の案内で確認する。
• 印紙を貼り忘れた場合の過怠税など、不利益が生じる可能性がある。迷ったら税務署に確認する。
• 「営業に関しない受取書」は非課税とされるが、個人事業者が営業に関して受け取る領収書は、課税対象になりうる。

請求書、見積書、納品書は、一般に課税文書の区分に載っていないため、印紙は通常不要です。ただし、請求書に「代済」などと書き込むと領収書の扱いになることがあるため、請求書と領収書は分けて発行する方が安全です。

印紙税 早見・判定ツール：自分の書類が課税対象かを確認

電子帳簿保存法：PDFで請求書を送ったとき、どう保存する？

電子帳簿保存法では、所得税・法人税の保存義務がある人（個人事業主を含む）が、電子メールやインターネット経由で、請求書、領収書、見積書、契約書などのデータをやり取りした場合、その電子データを保存する義務があります。国税庁は、送った場合と受け取った場合の両方が対象と案内しています。

保存の方法と3つの要件

メール添付のPDFなどは、ハードディスク、クラウドストレージなどに記録して保存します。要件は大きく3つです。

1. 真実性の確保：改ざんを防ぐ措置。タイムスタンプ、訂正削除の履歴が残るシステムの利用、または訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて守る方法がある（規程のひな形は国税庁のサイトにある）。
2. 可視性の確保：税務調査のときに、画面で見られるよう、パソコンなどを備え付けておく。
3. 検索機能の確保：取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする。

検索機能はどうやって確保する？

国税庁の一問一答では、ファイル名に規則性を持たせる方法が例示されています。たとえば「取引年月日_取引先_金額」の順にします。

基準期間の売上高が5,000万円以下なら、検索要件は不要

国税庁の案内では、判定期間に係る基準期間の売上高が5,000万円以下の場合などは、検索機能の確保が不要で、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられればよいとされています。個人事業者の場合は、電子取引が行われた日の属する年の前々年の売上高で判定します。また、電子データを出力した書面を、日付と取引先ごとに整理して保存している場合も、検索要件は不要という整理があります。ほとんどのフリーランスは、この緩和に当てはまる見込みですが、売上規模が大きい年は、前々年の売上高を確認してください。

「相当の理由」がある場合の猶予と、紙だけの保存

国税庁は、令和6年（2024年）1月1日以後の電子取引で、税務署長が、要件に従って保存できなかったことに「相当の理由がある」と認める場合は、電子データと出力書面の提示で対応できるとしています。人手不足やシステム整備が間に合わないことなどが例として挙げられていますが、事前の申請は不要で、実際に認められるかは個別に判断されます。

注意したいのは、電子データが原本であり、紙に印刷しただけでは、保存要件を満たさないという点です。メールで受け取ったPDFをプリントアウトして、電子データを削除するのは避けてください。

請求書・領収書の保存期間は何年？

国税庁の個人事業者向け案内では、帳簿書類の保存期間は次のとおりです。

区分	青色申告	白色申告
帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など）	7年	7年（法定帳簿）
決算関係書類（損益計算書、貸借対照表など）	7年	5年
現金預金取引等関係書類（領収書、預金通帳など）	7年（前々年の所得が300万円以下の場合は5年）	5年
その他の書類（請求書、見積書、契約書など）	5年	5年

消費税の課税事業者として受け取った適格請求書などは、上の区分にかかわらず7年の保存が必要という案内もあります。インボイス制度で課税事業者になった方は、自分が発行する請求書の控えや、仕入れで受け取った請求書を、7年を目安に保存するのが安全です。迷ったら、7年を基準にしておけば、いずれの区分にも足りる計算です。

保存期間を何年の何日から数えるかなどの細かい扱いは、国税庁の案内で確認してください。

入金がないとき、どの順番で、何を伝えるか？

支払期限が過ぎても入金がない場合の対応は、段階を踏んで、少しずつ強める流れが現実的です。以下の日数は法律の決まりではなく、実務での目安です。

期限からの日数	対応	ポイント
当日〜2営業日	入金確認（自分の口座を再確認）	支払日が休日にかかっていないか、振込名義の違いがないかを見る
3〜7日	確認の連絡（メール・チャット）	責める文面ではなく、行き違いの確認として送る
2週間前後	再度の連絡（請求書の再送付、電話）	支払予定日を確認する
30日前後	期限を切った督促（書面・メール）	「○月○日までに」と期日を書く
それ以降	内容証明郵便、公的機関・専門家への相談	請求書、契約、やり取りの記録を整理する

確認の連絡（1回目）の文面例

件名：【ご確認】○月分のご請求（請求書番号 ○○）について

○○株式会社 ご担当者様
いつもお世話になっております。○○です。
○月○日付でお送りした請求書（請求書番号○○、○○円）につきまして、お支払期限の○月○日を過ぎておりますが、当方の口座で入金を確認できておりません。
行き違いでしたら申し訳ございません。お手数ですが、お支払状況をご確認いただけますでしょうか。請求書を再度添付いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

期限を示す督促（2回目）の文面例

件名：【再度のご確認】請求書番号 ○○ のお支払いについて

○○株式会社 ご担当者様
○月○日にもご連絡いたしましたが、請求書番号○○（○○円）のご入金をまだ確認できておりません。
大変恐縮ですが、○月○日までにお支払いいただくか、お支払予定日をご連絡ください。
行き違いでご入金済みの場合は、お手数ですが振込日と振込名義をお知らせください。

最終通知（3回目）の文面例

件名：【最終のご連絡】請求書番号 ○○ のお支払いについて

○○株式会社 ご担当者様
再三ご連絡しておりますが、請求書番号○○（○○円）のご入金が確認できておりません。
○月○日までにお支払いのご連絡がない場合は、法的手続を含め、対応を検討せざるを得ません。何卒ご対応をお願いいたします。

文面は、場面と文体を選んで作ることもできます。

取引メッセージ文面ジェネレーター：督促・確認の文面を自分用に調整

それでも払われないときの相談先

• 契約書や発注書の内容と、納品の記録（納品書、メールの履歴）をそろえる。
• 遅延損害金の利率は、契約で決めていなければ民法の法定利率が基準になる。利率は見直されることがあるため、法務省の最新の案内で確認する。
• 60万円以下の金銭の支払を求める場合は、裁判所の少額訴訟手続がある。原則1回の審理で結論を出す手続で、同じ裁判所での利用は年10回までとされている。
• フリーランス法の対象となる取引は、公正取引委員会や厚生労働省の窓口に相談できる（次の章を参照）。弁護士に相談できる「フリーランス・トラブル110番」も案内されている。

フリーランス法の「支払期日は60日以内」とは？

2024年11月1日に施行された「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」（フリーランス・事業者間取引適正化等法）は、従業員を使用しない個人や、役員が1人だけで従業員を使わない法人（特定受託事業者）に業務を委託する事業者に、取引条件の明示や報酬の支払期日などのルールを定めています。公正取引委員会、中小企業庁、厚生労働省が所管しています。

取引条件の明示

発注する側は、業務を委託したら、直ちに次の事項を書面または電磁的方法（メール、SNS、チャットなど）で明示する必要があります。

• 業務委託事業者と特定受託事業者の名称
• 業務委託をした日
• 給付の内容
• 給付を受領する期日（または役務を提供する期日）
• 給付を受領する場所（または役務を提供する場所）
• 検査をする場合はその完了期日
• 報酬の額と支払期日
• 報酬を金銭以外で支払う場合はその方法

見積書や発注書、メールでの合意内容がそのまま根拠になります。フリーランス側も、条件が書面で残っているかを確認する習慣をつけておくと、請求書を作るときに迷いません。

支払期日のルール

公正取引委員会のパンフレットでは、報酬の支払期日は「給付を受領した日から起算して60日の期間内において、かつ、できる限り短い期間内」に定めなければならないとされています。ポイントは次のとおりです。

• 役務提供の場合は、個々の役務の提供を受けた日が起算日（複数日かかるときは終了日）。情報成果物は受け取った日。
• 支払期日を定めなかった場合は、給付を受領した日が支払期日になる。
• 60日を超えて定めた場合は、受領した日から60日を経過した日が支払期日とみなされる。
• 検査（検収）をするかどうかに関係なく、受領日から数える。検収が遅れても、60日の期限は延びない。
• 再委託の場合は、元の発注者から支払を受けた日などから30日以内という特例がある（再委託であることなどの明示が必要）。

フリーランスの立場では、取引先から「当社は月末締め翌々月払いです」と言われたときに、この60日ルールが根拠になります。請求書や発注書の支払期日が60日を超えていれば、条件の見直しを依頼できます。ただし、すべての発注者が対象になるわけではなく、発注側が従業員を使用しているかなどの条件があります。自分の取引が対象かどうかは、公正取引委員会などの資料で確認してください。

違反があった場合、公正取引委員会、中小企業庁、厚生労働省は、助言、指導、勧告、命令などの対応をとることができ、命令に違反した場合は50万円以下の罰金の対象になります。フリーランスは、各機関のオンライン申出窓口や、フリーランス・トラブル110番を使えます。

運用ルールをまとめておく：自分用のチェックリスト

最後に、ここまでの内容を、毎月の運用に落とし込むためのチェックリストにまとめます。

1. 契約前：見積書で金額、支払期日、振込手数料の負担、消費税の扱いを書く。
2. 納品時：納品書または納品メールで、納品日を記録する。
3. 請求時：締め日の翌営業日から3営業日以内に請求書を発行する。支払期限は日付で書く。
4. 送信後：PDFを「日付_取引先_金額」のファイル名で保存する。
5. 入金時：必要なら領収書をPDFで発行する（紙で渡すなら印紙の要否を確認）。
6. 期限超過：2営業日待って、確認の連絡、再連絡の順に進める。
7. 年1回：保存期間を確認し、7年を目安に整理する。

この記事の限界

• 発行時期の目安、督促の日数、文面は、実務上の一例で、法律で決まっているものではありません。取引先との契約が優先されます。
• 印紙税は、文書の内容によって課税の有無が変わります。この記事では領収書の売上代金の区分を中心に扱っています。個別の文書は国税庁の一覧表または税務署で確認してください。
• 電子帳簿保存法の保存要件や猶予措置は、改正されることがあります。最新の内容は国税庁の特設サイトで確認してください。
• 保存期間の起算点、納期の特例などの細かい扱い、法定利率の最新値は、この記事では確認し切れていません。
• フリーランス法は、発注者の規模や取引の内容で適用が変わります。個別の事案は、公正取引委員会や厚生労働省の相談窓口で確認してください。